Acordul de prelucrare a datelor

1. Obiectul și durata

Obiect: datele personale cuprinse în datele de business pe care clientul și utilizatorii săi le introduc în e:corg one sau le primesc prin integrările pe care le conectează, prelucrate pentru a furniza serviciul descris în Termenii și condițiile.

Durata: durata abonamentului clientului și, după încetarea acestuia, până la ștergerea sau returnarea datelor conform secțiunii 9.

2. Natura și scopul prelucrării

• Găzduirea și stocarea organizației clientului în e:corg one.
• Înregistrarea și calculul documentelor de achiziție și vânzare, al bonurilor de la casă, al stocurilor, plăților, datoriilor și notelor contabile, precum și pregătirea exporturilor și declarațiilor cerute de client (e-Factura, SAF-T, fișiere TVA, exporturi contabile).
• Trimiterea pe e-mail, la instrucțiunea clientului, a documentelor, invitațiilor, mementourilor și bonurilor electronice.
• Schimbul de date cu serviciile conectate de client: SPV ANAF, curieri, marketplace-uri și magazine online, terminale de plată, programe de contabilitate.
• Analizele, prognozele și răspunsurile asistentului marql integrat în e:corg one, pentru organizația clientului (secțiunea 6).
• Asistența cerută de client și securitatea serviciului (controlul accesului, jurnale, prevenirea abuzurilor).

Prelucrăm datele doar în aceste scopuri. Nu le folosim niciodată în scopuri proprii, pentru publicitate sau pentru profilare și nu le vindem.

3. Categorii de persoane vizate

• Utilizatorii și personalul clientului: proprietari, administratori, casieri, gestionari, contabili și invitații la inventare.
• Clienții clientului: cumpărătorii din facturi și bonuri, persoanele care cer bon electronic, destinatarii comenzilor online și ai livrărilor, membrii programului de fidelitate al clientului.
• Partenerii clientului: furnizori, persoane fizice autorizate și persoanele de contact ale firmelor partenere.
• Alte persoane menționate în documentele clientului, de exemplu șoferi și delegați din documentele de transport.

4. Categorii de date personale

• Date de identificare și contact: nume, adresă de e-mail, telefon, adresă poștală și de livrare.
• Codurile fiscale ale partenerilor și coduri numerice personale doar dacă clientul le introduce, de exemplu acolo unde legea le cere pe factură.
• Date de tranzacție: facturi, bonuri, comenzi, livrări, plăți, datorii, rânduri din extrasele bancare și puncte de fidelitate.
• Date despre personal: contul de utilizator, rolul, magazinele, turele și activitatea la casă, diferențele de numerar și jurnalul de activitate.
• Date tehnice: adrese IP, dispozitive, sesiuni și jurnale de securitate.

e:corg one nu este conceput pentru categorii speciale de date (art. 9 GDPR); clientul nu ar trebui să le introducă.

5. Obligațiile noastre

• Instrucțiuni: prelucrăm datele doar pe baza instrucțiunilor documentate ale clientului, inclusiv în ceea ce privește transferurile de date personale către o țară terță sau o organizație internațională. Aceste instrucțiuni sunt Termenii și condițiile, prezentul DPA și modul în care clientul folosește și configurează e:corg one. Dacă o instrucțiune pare să încalce legislația privind protecția datelor, îl anunțăm pe client. Dacă legea ne obligă să prelucrăm datele altfel, îl informăm în prealabil, cu excepția cazului în care legea interzice acest lucru.
• Confidențialitate: au acces doar persoanele care au nevoie de el pentru a furniza sau susține serviciul, iar acestea sunt obligate să păstreze confidențialitatea.
• Securitate (art. 32): conexiuni criptate (HTTPS); cheile de acces ale integrărilor criptate în repaus (AES-256-GCM); baza de date accesibilă doar din rețeaua privată a aplicației; datele fiecărei organizații separate de ale celorlalte în fiecare interogare; acces pe roluri și magazine în cadrul organizației; autentificare în doi pași; limitarea cererilor, jurnale de securitate și jurnal de activitate; documente înregistrate care nu pot fi modificate; verificări periodice de securitate și o adresă publică pentru raportarea vulnerabilităților (security@ecorg.one).
• Asistență: ajutăm clientul la evaluările de impact asupra protecției datelor și la consultarea prealabilă a autorității de supraveghere, în măsura informațiilor de care dispunem.

6. Subprocesatori

• Railway Corporation (Statele Unite; regiunea EU West a Railway, Uniunea Europeană): găzduirea aplicației, a bazei de date și a fișierelor stocate.
• Resend (Statele Unite; regiunea UE): livrarea e-mailurilor pe care aplicația le trimite la instrucțiunea clientului.
• MARQL LTD (Regatul Unit; date stocate în Uniunea Europeană), produsul de analiză înrudit cu e:corg one: analize, prognoze și răspunsuri AI pentru organizația clientului. Subprocesatorii proprii sunt listați la marql.one/subprocessors. Clientul poate opri marql oricând (Politica de confidențialitate, secțiunea 5).
• Apple (Apple Push Notification service) și Google (Firebase Cloud Messaging): livrarea notificărilor către aplicația de telefon e:corg one, doar pentru utilizatorii care le activează. O notificare nu arată sume decât dacă utilizatorul alege acest lucru.

Clientul dă o autorizare generală pentru subprocesatorii de mai jos. Fiecare este obligat prin contract scris la obligații de protecție a datelor echivalente cu acest DPA, iar noi rămânem răspunzători față de client pentru activitatea lor.

6.1 Modificarea subprocesatorilor

Anunțăm un subprocesator nou sau înlocuit cu cel puțin 30 de zile înainte, prin e-mail către proprietarii și administratorii organizației și în aplicație, și actualizăm această listă. Clientul poate obiecta în acest termen pe motive rezonabile de protecție a datelor. Dacă nu putem răspunde obiecției, clientul poate înceta abonamentul înainte de aplicarea schimbării, fără penalități.

Stripe procesează plățile pentru abonamentul e:corg one al clientului; pentru aceste date de facturare noi suntem operator, deci Stripe nu este subprocesator al datelor de business ale clientului. Serviciile pe care clientul le conectează singur (ANAF, curieri, marketplace-uri, bănci, programe de contabilitate, propriile conturi de plată) primesc date la instrucțiunea clientului și nu sunt subprocesatorii noștri.

7. Cererile persoanelor vizate

e:corg one permite clientului să găsească, să corecteze, să exporte și să șteargă datele personale pe care le deține, ca să poată răspunde cererilor persoanelor vizate. Dacă o persoană ne scrie despre date controlate de client, transmitem cererea clientului fără să răspundem noi, cu excepția cazului în care clientul ne cere acest lucru. Când clientul are nevoie de mai mult ajutor, îl oferim.

8. Încălcarea securității datelor

Notificăm clientul fără întârzieri nejustificate după ce aflăm de o încălcare a securității datelor personale care îi afectează datele și ne propunem să o facem în 24 de ore, prin e-mail către proprietarii și administratorii organizației. Notificarea descrie, în măsura în care se cunosc, natura încălcării, categoriile și numărul aproximativ de persoane și înregistrări afectate, consecințele probabile și măsurile luate sau propuse; o completăm pe măsură ce aflăm mai multe. Urmăm o procedură documentată de răspuns la incidente, limităm încălcarea și ajutăm clientul să își îndeplinească obligațiile de notificare către autoritatea de supraveghere și către persoanele vizate.

9. Încetarea prelucrării

Cât timp abonamentul este activ și timp de 30 de zile după ce îl anunțăm pe client că abonamentul a încetat, clientul își poate exporta datele (SAF-T, exporturi contabile, CSV și API-ul de export); acest export este modul în care datele sunt returnate. Ștergem datele organizației la 90 de zile după acest anunț sau la 7 zile după cererea de ștergere a clientului, dacă acesta nu o retrage în cele 7 zile. Le cerem subprocesatorilor, inclusiv marql, să șteargă copiile pe care le dețin; o organizație marql proprie a clientului, legată de e:corg one, este doar dezlegată, nu ștearsă. Copiile de siguranță expiră conform perioadei de păstrare a copiilor de siguranță a furnizorului de găzduire. Păstrăm doar propriile facturi emise clientului și o evidență minimă a ștergerii, fără date personale, precum și datele pe care dreptul Uniunii Europene sau al unui stat membru ori, după caz, dreptul Regatului Unit ne obligă să le păstrăm, doar în acest scop.

10. Audituri

Punem la dispoziția clientului informațiile necesare pentru a demonstra respectarea art. 28 și răspundem la chestionare scrise rezonabile. Permitem audituri, inclusiv inspecții, efectuate de client sau de un auditor independent desemnat de acesta și obligat la confidențialitate, cu o notificare de 30 de zile, în timpul programului de lucru și cel mult o dată pe an, cu excepția situațiilor de după o încălcare a securității datelor sau când o cere o autoritate de supraveghere. Fiecare parte își suportă propriile costuri.

11. Transferuri internaționale

Datele clientului sunt găzduite în Uniunea Europeană. Transferurile între UE și Regatul Unit se bazează pe decizia de adecvare a Comisiei Europene pentru Regatul Unit și pe reglementările de adecvare ale Regatului Unit pentru SEE. Când un subprocesator prelucrează date în afara SEE sau a Regatului Unit, transferul se bazează pe o decizie de adecvare, cum ar fi EU-US Data Privacy Framework, sau pe clauzele contractuale standard ale Comisiei Europene (Decizia (UE) 2021/914) și, pentru datele supuse dreptului Regatului Unit, pe UK International Data Transfer Agreement sau pe UK Addendum la aceste clauze.

12. Răspundere, prioritate și contact

Răspunderea în temeiul acestui DPA este supusă limitelor din Termenii și condițiile (secțiunea 9, Răspundere), cu excepția cazurilor în care legea nu le permite. Dacă acest DPA și Termenii și condițiile se contrazic privind protecția datelor personale, prevalează acest DPA. Legea aplicabilă și instanțele competente sunt cele din Termenii și condițiile.

Întrebări despre acest DPA: hello@ecorg.one. Incidente de securitate și vulnerabilități: security@ecorg.one.

Politica de confidențialitate

Termeni și condiții