Politica de confidențialitate

1. Cine răspunde

Operatorul e:corg one este indicat în caseta de la începutul paginii. Pentru întrebări și cereri privind datele personale scrie-ne la hello@ecorg.one.

Avem două roluri. Pentru contul tău de utilizator, abonamentul firmei tale și acest site suntem operator. Pentru datele de business pe care tu și echipa ta le introduceți în e:corg one (documente, clienți, furnizori, persoanele menționate în ele), firma ta este operatorul, iar noi suntem persoana împuternicită conform art. 28 GDPR; condițiile acestei prelucrări fac parte din Termenii și condițiile noastre.

Acordul de prelucrare a datelor

2. Ce prelucrăm

• Datele contului: nume, adresă de e-mail, un hash al parolei (niciodată parola însăși), limba aleasă și, dacă le folosești, identificatorul de la autentificarea cu Google sau marql.
• Datele echipei: cine face parte din organizație, rolul fiecăruia și magazinele de care este legat, invitațiile.
• Datele firmei: denumire, cod fiscal (CUI, EIK sau cod de TVA), adresă și statut de plătitor de TVA. Când introduci un cod fiscal îl căutăm în registre publice: ANAF pentru România și VIES al Comisiei Europene pentru celelalte state UE.
• Documente de business: facturi, storno-uri, recepții, transferuri, inventare, plăți, extrase bancare și facturile e-Factura primite sau trimise prin SPV-ul ANAF. Pot conține nume, adrese și date de contact ale clienților, furnizorilor și angajaților tăi.
• E-mailurile trimise de aplicație în numele tău (facturi către clienți, invitații): adresa destinatarului, subiectul, atașamentul și starea livrării.
• Cererile din formularul de contact de pe acest site: numele, adresa de e-mail și telefonul tău și, dacă le completezi, firma sau CUI-ul și mesajul, împreună cu pagina de pe care le-ai trimis.
• Date tehnice: adresa IP, tipul browserului, momentul cererilor, jurnale de securitate și un jurnal de activitate cu cine ce a făcut în organizația ta.

3. De ce și pe ce temei

• Pentru a furniza serviciul la care te-ai înregistrat: conturi, documente, stoc, înregistrări contabile, exporturi (art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR, executarea contractului).
• Pentru a păstra facturile și evidența facturării cum cer legile fiscale și contabile (art. 6 alin. (1) lit. c), obligație legală).
• Pentru a menține serviciul sigur, a preveni abuzurile și a corecta erorile, cu ajutorul jurnalelor și al limitărilor de acces (art. 6 alin. (1) lit. f), interes legitim).
• Pentru a-ți răspunde când ne scrii sau trimiți formularul de contact de pe acest site și a te anunța despre schimbările serviciului (art. 6 alin. (1) lit. b) și f)).

Nu vindem date personale, nu le folosim pentru publicitate și nu construim profiluri de marketing.

4. Cine ne ajută (destinatari)

• Railway Corporation: găzduirea aplicației și a bazei de date, în regiunea EU West a Railway (Uniunea Europeană).
• Resend: livrarea e-mailurilor trimise de aplicație, din regiunea sa din UE.
• Sistemul nostru de relații cu clienții (CRM), pe care îl găzduim noi pe Railway: acolo se păstrează și primesc răspuns cererile din formularul de contact de pe acest site.
• ANAF: când conectezi SPV-ul, descărcăm și încărcăm facturi e-Factura în numele firmei tale; căutarea firmelor după CUI.
• Comisia Europeană (VIES): căutarea firmelor după codul de TVA.
• Google: doar dacă alegi autentificarea cu Google. Acest site își încarcă fonturile din Google Fonts, așa că Google primește adresa ta IP când deschizi o pagină.
• MARQL LTD (marql, produsul nostru soră de analiză; cu sediul în Regatul Unit, date stocate în UE): subprocesatorul nostru pentru analiza marql integrată în e:corg one, activă implicit cu nivelul gratuit (secțiunea 5), și pentru autentificarea cu marql, dacă o folosești.
• Apple (Apple Push Notification service) și Google (Firebase Cloud Messaging): livrarea notificărilor în aplicația de telefon e:corg one, doar dacă le activezi; o notificare nu arată sume decât dacă alegi asta.

Unii dintre acești furnizori au sediul în Statele Unite sau în Regatul Unit. Transferurile se bazează pe Cadrul UE-SUA privind protecția datelor sau pe clauzele contractuale standard ale Comisiei Europene, iar pentru Regatul Unit pe decizia de adecvare a Comisiei.

5. Analiza marql (subprocesator)

• Cine: MARQL LTD, care operează marql, asistentul de analiză și inteligență artificială integrat în e:corg one. Pentru datele tale de business firma ta este operatorul, e:corg one este persoana împuternicită, iar MARQL LTD este subprocesatorul nostru conform art. 28 alin. (4) GDPR, cu aceleași obligații de confidențialitate, securitate, asistență și ștergere ca noi.
• Ce: o copie doar pentru citire a datelor de business ale organizației (magazine, articole, furnizori, documente, stocuri și vânzări, care pot conține nume și date de contact ale clienților, furnizorilor și angajaților tăi) și, pentru chatul marql și „Deschide în marql”, întrebarea pusă și identificatorul intern, rolul, magazinele, numele și adresa de e-mail ale persoanei care le folosește.
• De ce: doar pentru a calcula semnale, prognoze, rapoarte și răspunsuri pentru propria ta organizație. marql nu folosește datele tale pentru alți clienți sau în scopuri proprii.
• Unde: marql stochează datele în Uniunea Europeană. Baza de date este pe Amazon Web Services la Stockholm (eu-north-1), aplicația pe Railway (UE), iar fișierele generate pe Cloudflare R2 (UE). MARQL LTD are sediul în Regatul Unit, acoperit de decizia de adecvare a Comisiei Europene. Pentru răspunsurile AI, marql folosește modele open-weight prin Together AI, Groq și Fireworks AI (Statele Unite) ca subprocesatori proprii, pe bază de acorduri de prelucrare a datelor și fără antrenare pe datele tale; numele magazinelor și partenerilor sunt înlocuite cu coduri înainte ca o întrebare să iasă din marql. Urmele apelurilor AI merg la Langfuse (UE), doar metadate. Lista completă a marql: marql.one/subprocessors.

marql este activ pentru fiecare organizație cu nivelul gratuit, ca parte a serviciului; nu este nevoie de un acord separat. Proprietarul sau un administrator poate opri marql oricând din Setări → Integrări: e:corg one revocă imediat accesul lui marql, deci marql nu mai primește date, și îi cere lui marql să șteargă datele organizației conform politicii sale de ștergere; dacă marql nu confirmă ștergerea, e:corg one reîncearcă până o confirmă. Apoi marql rămâne oprit până când este activat din nou. Păstrăm evidența cine l-a oprit și când.

Benchmark-urile anonimizate au un scop separat și rămân alegerea ta. Doar dacă organizația ta este de acord (la configurarea firmei sau ulterior, în Setări), marql poate folosi cifre agregate ale afacerii tale în comparații între afaceri; o comparație este afișată doar când grupul este suficient de mare încât nicio afacere să nu poată fi recunoscută. Acordul poate fi retras oricând; păstrăm evidența cine l-a dat sau l-a retras, când și ce versiune a textului a văzut.

6. Cât timp păstrăm datele

Datele contului și ale echipei se păstrează cât timp există contul. Documentele de business se păstrează cât timp abonamentul firmei e activ, iar după aceea doar cât ai nevoie să le exporți sau cât cere legea. Facturile pe care ți le emitem se păstrează pe durata cerută de legea contabilității. Jurnalele de securitate se păstrează o perioadă limitată, apoi se șterg. Cererile din formularul de contact se păstrează cât timp suntem în legătură cu tine despre ele și se șterg când ne ceri.

7. Securitate

Traficul este criptat (HTTPS). Baza de date este accesibilă doar din rețeaua privată a aplicației. Cheile de acces pentru integrări, cum ar fi conexiunea cu ANAF, sunt stocate criptat. În cadrul unei organizații fiecare persoană vede doar ce îi permit rolul și magazinele sale.

8. Drepturile tale

• Accesul la datele tale și o copie a lor.
• Rectificarea datelor inexacte și ștergerea datelor de care nu mai avem nevoie.
• Restricționarea prelucrării și opoziția față de prelucrarea bazată pe interes legitim.
• Portabilitatea datelor: datele de business se pot exporta (SAF-T, export SAGA, CSV și API-ul de export).
• O plângere la o autoritate de supraveghere: CNIL în Franța (cnil.fr), autoritatea noastră principală, deoarece operatorul, KD Bureau SAS, are sediul la Paris; în România ANSPDCP (dataprotection.ro); în Bulgaria Comisia pentru protecția datelor personale (cpdp.bg); sau autoritatea din țara ta din UE. În Regatul Unit: ICO (secțiunea 9).

Scrie-ne la hello@ecorg.one. Răspundem în cel mult o lună. Pentru datele introduse de firma ta în calitate de operator, transmitem cererea firmei sau o ajutăm să răspundă.

9. Utilizatori din Regatul Unit

• Dacă te afli în Regatul Unit, prelucrării datelor tale personale i se aplică UK GDPR și Data Protection Act 2018. Ai aceleași drepturi ca în secțiunea 8, iar temeiurile prelucrării sunt cele din secțiunea 3.
• Ai dreptul să depui o plângere la Information Commissioner's Office (ICO), ico.org.uk. Ne-ar ajuta să putem rezolva mai întâi noi problema: scrie-ne la hello@ecorg.one.
• Datele tale sunt găzduite în Uniunea Europeană (secțiunea 4). Transferurile din Regatul Unit către UE sunt acoperite de reglementările de adecvare ale Regatului Unit pentru SEE; transferurile din UE către Regatul Unit, inclusiv către MARQL LTD, de decizia de adecvare a Comisiei Europene pentru Regatul Unit, reînnoită în decembrie 2025 și valabilă până la 27 decembrie 2031.
• Când o firmă din Regatul Unit folosește e:corg one, ea este operatorul datelor sale de business, iar noi suntem persoana împuternicită conform art. 28 UK GDPR, în condițiile Acordului nostru de prelucrare a datelor.

10. Cookie-uri

Acest site setează un singur cookie, și doar când închizi notificarea despre cookie-uri: reține că ai închis-o. Nu folosește instrumente de analiză sau de publicitate. Aplicația folosește doar cookie-urile strict necesare pentru a te păstra autentificat. Detaliile sunt în Politica de cookie-uri.

11. Modificări

Actualizăm această pagină când se schimbă prelucrarea și modificăm data de la început. Schimbările importante sunt anunțate în aplicație sau pe e-mail.