Политика за поверителност

1. Кой отговаря

Операторът на e:corg one е посочен в полето в началото на страницата. За въпроси и искания относно личните данни пишете на hello@ecorg.one.

Имаме две роли. За вашия потребителски профил, абонамента на фирмата ви и този сайт ние сме администратор. За бизнес данните, които вие и екипът ви въвеждате в e:corg one (документи, клиенти, доставчици, лицата, посочени в тях), администратор е вашата фирма, а ние сме обработващ по чл. 28 GDPR; условията на тази обработка са част от нашите Общи условия.

Споразумение за обработване на данни

2. Какво обработваме

• Данни за профила: име, имейл адрес, хеш на паролата (никога самата парола), избрания език и, ако ги ползвате, идентификатора от вход с Google или marql.
• Данни за екипа: кой е в организацията, ролята на всеки и магазините, с които е обвързан, поканите.
• Данни за фирмата: наименование, данъчен номер (ЕИК, ДДС номер или CUI), адрес и регистрация по ДДС. Когато въведете номер, го търсим в публични регистри: VIES на Европейската комисия, а за Румъния ANAF.
• Бизнес документи: фактури, кредитни известия, доставки, трансфери, инвентаризации, плащания, банкови извлечения и електронни фактури, получени или изпратени през SPV на ANAF. Те може да съдържат имена, адреси и данни за контакт на ваши клиенти, доставчици и служители.
• Имейли, които приложението изпраща от ваше име (фактури до клиенти, покани): адрес на получателя, тема, прикачен файл и статус на доставката.
• Запитвания от формата за контакт на този сайт: вашето име, имейл адрес и телефон и, ако ги попълните, фирмата или ЕИК и съобщението, заедно със страницата, от която сте ги изпратили.
• Технически данни: IP адрес, вид браузър, час на заявките, журнали за сигурност и дневник кой какво е направил във вашата организация.

3. Защо и на какво основание

• За да предоставим услугата, за която сте се регистрирали: профили, документи, наличности, записвания, експорти (чл. 6, пар. 1, буква „б“ GDPR, изпълнение на договор).
• За да пазим фактурите и данните за плащанията, както изискват данъчните и счетоводните закони (чл. 6, пар. 1, буква „в“, законово задължение).
• За да поддържаме услугата сигурна, да предотвратяваме злоупотреби и да поправяме грешки чрез журнали и ограничения на достъпа (чл. 6, пар. 1, буква „е“, легитимен интерес).
• За да ви отговорим, когато ни пишете или изпратите формата за контакт на този сайт, и да ви уведомяваме за промени в услугата (чл. 6, пар. 1, букви „б“ и „е“).

Не продаваме лични данни, не ги използваме за реклама и не изграждаме маркетингови профили.

4. Кой ни помага (получатели)

• Railway Corporation: хостинг на приложението и базата данни в региона EU West на Railway (Европейски съюз).
• Resend: доставка на имейлите, изпращани от приложението, от региона му в ЕС.
• Нашата система за работа с клиенти (CRM), която поддържаме сами в Railway: там се пазят и обработват запитванията от формата за контакт на този сайт.
• ANAF (данъчната администрация на Румъния): когато свържете SPV, изтегляме и качваме електронни фактури от името на фирмата ви; търсене на фирми по CUI.
• Европейската комисия (VIES): търсене на фирми по ДДС номер.
• Google: само ако изберете вход с Google. Този сайт зарежда шрифтовете си от Google Fonts, затова Google получава IP адреса ви, когато отворите страница.
• MARQL LTD (marql, нашият сестрински продукт за анализи; установено в Обединеното кралство, данните се съхраняват в ЕС): наш подобработващ за анализите marql, вградени в e:corg one и включени по подразбиране с безплатното ниво (раздел 5), и за входа с marql, ако го ползвате.
• Apple (Apple Push Notification service) и Google (Firebase Cloud Messaging): доставка на известия до мобилното приложение e:corg one, само ако ги включите; известието не показва суми, освен ако сте избрали това.

Някои от тези доставчици са в САЩ или Обединеното кралство. Предаването се основава на Рамката за защита на данните между ЕС и САЩ или на стандартните договорни клаузи на Европейската комисия. За Обединеното кралство то се основава на решението на Комисията относно адекватното ниво на защита.

5. Анализи marql (подобработващ)

• Кой: MARQL LTD, което управлява marql, асистента за анализи и изкуствен интелект, вграден в e:corg one. За бизнес данните ви вашата фирма е администратор, e:corg one е обработващ, а MARQL LTD е наш подобработващ по чл. 28, пар. 4 GDPR със същите задължения за поверителност, сигурност, съдействие и изтриване като нас.
• Какво: копие само за четене на бизнес данните на организацията (обекти, артикули, доставчици, документи, наличности и продажби, които може да съдържат имена и данни за контакт на ваши клиенти, доставчици и служители). За чата на marql и „Отвори в marql“: зададеният въпрос и вътрешният идентификатор, ролята, обектите, името и имейл адресът на човека, който ги ползва.
• Защо: само за да изчислява сигнали, прогнози, отчети и отговори за вашата собствена организация. marql не използва данните ви за други клиенти или за собствени цели.
• Къде: marql съхранява данните в Европейския съюз: базата данни в Amazon Web Services в Стокхолм (eu-north-1), приложението в Railway (ЕС) и генерираните файлове в Cloudflare R2 (ЕС). MARQL LTD е установено в Обединеното кралство, за което има решение на Европейската комисия за адекватност. За AI отговорите marql използва модели с отворени тегла чрез Together AI, Groq и Fireworks AI (САЩ) като свои подобработващи, по споразумения за обработване на данни и без обучение върху вашите данни; имената на обектите и партньорите се заменят с кодове, преди въпросът да излезе от marql. Следите от AI заявките отиват в Langfuse (ЕС), само метаданни. Пълният списък на marql: marql.one/subprocessors.

marql е включен за всяка организация с безплатното ниво като част от услугата; не е нужно отделно съгласие. Собственикът или администратор може да изключи marql по всяко време от Настройки → Интеграции: e:corg one отнема веднага достъпа на marql, така че marql не получава повече данни, и иска от marql да изтрие данните на организацията според своята политика за изтриване; ако marql не потвърди изтриването, e:corg one опитва отново, докато не го потвърди. След това marql остава изключен, докато не бъде включен отново. Пазим запис кой го е изключил и кога.

Анонимизираните сравнения (бенчмаркове) имат отделна цел и остават по ваш избор. Само ако организацията ви се съгласи (при настройката на фирмата или по-късно в Настройки), marql може да използва обобщени показатели на бизнеса ви в сравнения между фирми; сравнение се показва само когато групата е достатъчно голяма, за да не може да бъде разпозната отделна фирма. Съгласието може да бъде оттеглено по всяко време; пазим запис кой го е дал или оттеглил, кога и коя версия на текста е видял.

6. Колко дълго пазим данните

Данните за профила и екипа се пазят, докато съществува профилът. Бизнес документите се пазят, докато абонаментът на фирмата е активен, а след това само докато имате нужда да ги експортирате или докато го изисква законът. Фактурите, които ви издаваме, се пазят за срока по закона за счетоводството. Журналите за сигурност се пазят ограничен период и след това се изтриват. Запитванията от формата за контакт се пазят, докато сме във връзка с вас по тях, и се изтриват, когато поискате.

7. Сигурност

Трафикът е криптиран (HTTPS). Базата данни е достъпна само от частната мрежа на приложението. Ключовете за достъп до интеграции, като връзката с ANAF, се пазят криптирани. В една организация всеки вижда само това, което позволяват ролята и магазините му.

8. Вашите права

• Достъп до данните ви и копие от тях.
• Коригиране на неточни данни и изтриване на данни, които вече не са ни нужни.
• Ограничаване на обработването и възражение срещу обработване на основание легитимен интерес.
• Преносимост: бизнес данните могат да се експортират (SAF-T, експорт за SAGA, CSV и API за експорт).
• Жалба до надзорен орган: CNIL във Франция (cnil.fr) — нашият водещ надзорен орган, тъй като операторът KD Bureau SAS е установен в Париж; в България Комисията за защита на личните данни (cpdp.bg); в Румъния ANSPDCP (dataprotection.ro); или органа във вашата държава от ЕС. В Обединеното кралство — ICO (раздел 9).

Пишете ни на hello@ecorg.one. Отговаряме в срок до един месец. За данни, въведени от фирмата ви като администратор, препращаме искането към фирмата или ѝ помагаме да отговори.

9. Потребители в Обединеното кралство

• Ако се намирате в Обединеното кралство, за обработването на личните ви данни се прилагат UK GDPR и Data Protection Act 2018. Имате същите права като в раздел 8, а основанията за обработване са тези от раздел 3.
• Имате право да подадете жалба до Information Commissioner's Office (ICO), ico.org.uk. Ще се радваме първо да ни дадете възможност да решим въпроса: пишете ни на hello@ecorg.one.
• Данните ви се хостват в Европейския съюз (раздел 4). Предаването от Обединеното кралство към ЕС е обхванато от регламентите на Обединеното кралство за адекватност по отношение на ЕИП; предаването от ЕС към Обединеното кралство, включително към MARQL LTD, — от решението на Европейската комисия относно адекватното ниво на защита в Обединеното кралство, подновено през декември 2025 г. и валидно до 27 декември 2031 г.
• Когато фирма от Обединеното кралство използва e:corg one, тя е администратор на бизнес данните си, а ние сме обработващ по чл. 28 от UK GDPR при условията на нашето Споразумение за обработване на данни.

10. Бисквитки

Този сайт поставя една бисквитка и само когато затворите известието за бисквитките: тя запомня, че сте го затворили. Не използва инструменти за анализ или реклама. Приложението използва само строго необходимите бисквитки, които ви държат влезли в профила. Подробностите са в Политиката за бисквитките.

11. Промени

Обновяваме тази страница, когато обработването се промени, и сменяме датата в началото. За съществени промени съобщаваме в приложението или по имейл.